A. Definisi
Komunikasi Organisasi dan Komunikasi Manajemen
Menurut Wiryanto (2005) komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal
maupun informal dari suatu organisasi.
Menurut Goldhaber (1986), komunikasi organisasi adalah
proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang
saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti
atau yang selalu berubah-ubah.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi organisasi merupakan arus
informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa
komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan pertukaran informasi dan
pemindahan arti dalam suatu jaringan hubungan yang saling bergantung satu sama
lain dalam kelompok formal maupun informal dalam suatu organisasi.
Menurut Antar Venus, manajemen komunikasi adalah proses
pengelolaan sumber daya komunikasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas
dan efektivitas pertukaran pesan yang terjadi dalam berbagai konteks
komunikasi. Konteks komunikasi yang dimaksud disini berarti tataran komunikasi
individual, interpersonal, organisasional, governmental, sosial, atau bahkan
internasional.
Menurut Cultip (2007) manajemen komunikasi adalah proses
timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyal untuk memberi informasi, membujuk
atau memberi perintah, berdasarkan makna yang sama dan dikondisikan oleh
konteks hubungan para para komunikator dan konteks sosialnya.
Menurut Parag Diwan (1999), Manajemen komunikasi adalah
proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur
komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa
manajemen komunikasi adalah proses pengelolaan sumber daya atau proses timbale
balik dan penggunaan berbagai sumber daya kommunikasi untuk mengingkatkan
kualitas dan efektivitas berdasarkan makna yang sama dan dikondisikan untuk
mencapai tujuan yang ditetapkan.
B. Aspek-aspek
Komunikasi Organisasi
Pace dan Faules (2002:553) mengatakan komunikasi organisasi
meliputi aspek-aspek, yaitu:
1. Peristiwa
komunikasi, berkaitan dengan seberapa jauh informasi diciptakan, ditampilkan,
dan disebarkan ke seluruh bagian dalam organisasi.
2. Iklim
Komunikasi Organisasi. Pace dan Faules (2002:149) mengatakan iklim komunikasi
organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan
pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Pengaruh ini didefinisikan,
disepakati, dikembangkan, dan dikokohkan secara berkesinambungan melalui
interaksi dengan anggota organisasi lainnya. Dalam melakukan interaksi,
pimpinan organisasi sebagai seorang komunikator harus dapat memilih metode dan
teknik komunikasi yang disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi
dilancarkan sehingga tercapai kepuasan atas komunikasi atau tercipta iklim
komunikasi organisasi yang menyenangkan. Iklim komunikasi merupakan citra makro
bagi organisasi.
3. Kepuasan
Komunikasi Organisasi. Redding (dalam Pace dan Faules, 2002:164) mengungkapkan
bahwa istilah kepuasan komunikasi digunakan untuk menyatakan keseluruhan
tingkat kepuasan yang dirasakan pegawai dalam lingkungan total komunikasinya.
C. Dimensi-Dimensi
Komunikasi dalam Kehidupan Organisasi
Komunikasi internal.
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian
pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi,
seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb.
Proses komunikasi internal ini bisa berwujud komunikasi antarpribadi ataupun
komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer
maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal dibedakan
menjadi dua, yaitu:
a. Komunikasi
vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam
komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi,
petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan
bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb.
kepada pimpinan.
b. Komunikasi
horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan
kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa
mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian.
Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode,
dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan
memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
2. Komunikasi
eksternal.
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara
pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar,
komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada
pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada
hal-hal yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari
jalur secara timbal balik:
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi
ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa
sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin.
Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi;
press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter;
brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari
kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
D. Fungsi-fungsi
Komunikasi Organisasi
Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga
fungsi komunikasi organisasi sebagai berikut:
1. Fungsi perintah berkenaan dengan angota-anggota
organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan
bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi
diantara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut.
2. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi
memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif
hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan
mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara.
3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam
situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Komunikasi
adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang
melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun
lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi
bersama.
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam
organisasi adalah sebagai berikut:
Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu
sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat
waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun
guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu
juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin
cuti, dan sebagainya.
Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
a. Berkaitan
dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga
memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya.
b. Berkaitan
dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan
dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara
sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding
kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal
tersebut, yaitu:
a. Saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
b. Saluran komunikasi
informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja,
pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini
akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri
karyawan terhadap organisasi.
E. Bentuk-bentuk
Komunikasi
Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada
tiga bentuk:
1. Komunikasi
vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang
terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan
pimpinan kepada bawahan, dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.
2. Komunikasi
horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan
dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Fungsi
komunikasi horizontal/ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level
yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media
elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis.
3. Komunikasi
diagonal
Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi silang.
Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam
arti pihak yang satu tidak berada pada jalur struktur yang lain. Fungsi
komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda
tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain.
F. Proses
Komunikasi dalam Organisasi
Griffin (2003) membahas komunikasi organisasi mengikuti
teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi,
presisi, dan efisiensi Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal
adalah sebagai berikut:
a. Kesatuan
komando– suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan
b. Rantai skalar–
garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah
untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando,
harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan
komunikasi.
c. Divisi
pekerjaan– manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat
spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara
efisien.
d. Tanggung jawab
dan otoritas– perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke
ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan
otoritas harus dicapai.
e. Disiplin–
ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut
kebiasaan dan aturan disetujui.
f. Mengebawahkan
kepentingan individu dari kepentingan umum– melalui contoh peneguhan,
persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.
Griffin menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi
organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:
1. Pendekatan
sistem.
Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap
struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar
merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis
yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam
orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami
informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan
informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya
ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan
komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang
mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.
2. Pendekatan
budaya.
Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak
tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu
itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan
ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah
ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi
merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk
sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.
Pacanowsky dan para teoris interpretatif lainnya menganggap
bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah organisasi, tetapi budaya
adalah sesuatu suatu organisasi. budaya organisasi dihasilkan melalui interaksi
dari anggota-anggotanya. Tindakan-tindakan yang berorientasi tugas tidak hanya
mencapai sasaran-sasaran jangka pendek tetapi juga menciptakan atau memperkuat
cara-cara yang lain selain perilaku tugas ”resmi” dari para karyawan, karena
aktivitas-aktivitas sehari-hari yang paling membumi juga memberi kontribusi
bagi budaya tersebut.
Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan
cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk
memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.
3. Pendekatan
kritik.
Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini,
menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir
semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh
keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan
organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme. Bahasa adalah medium
utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi.
G.
Hambatan-hambatan Komunikasi Organisasi
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada
hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah
(1992,p.10-11) :
1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki
setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus
tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut
tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2. Semantic
Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan
komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada
komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar
memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan
dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau
penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah
komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah
penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai
menjadi keledai.
3. Perceptual
distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara
pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara
mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi
perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
4. Cultural
Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan
kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat
beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata
yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam
bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata
tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical
Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik
terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang
atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
6. Poor choice of
communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan
dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya
sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul,
gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat
sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan
kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka
yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang
manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam
penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon
dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.
Berikut ini adalah macam-macam hambatan dalam organisasi
yaitu :
1. Hambatan dari
Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi
yang akan disampaikan.
2. Hambatan Fisik
yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
3. Hambatan
Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai
bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
4. Hambatan
Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si
pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut
mengalami perubahan
5. Hambatan
Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak
menentu dalam menyikapi informasi atau pesan
6. Hambatan
Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi
yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan
mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang
berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
7.
Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi
didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah
paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang
ada dalam organisasi
